AML Polisi

Skop dasar

Dasar ini dikenakan kepada semua pegawai, pekerja, penerbit yang dilantik serta produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh Octa. Semua unit dan lokasi perniagaan dalam rangkuman Octa akan bekerjasama untuk mewujudkan usaha yang bersepadu dalam memerangi pengubahan wang haram. Setiap unit dan lokasi perniagaan telah melaksanakan prosedur berasaskan risiko munasabah yang dijangka untuk menghalang, mengesan dan menyebabkan pelaporan urus niaga. Semua usaha yang dilakukan akan didokumenkan dan disimpan. Jawatankuasa Pematuhan AML bertanggungjawab untuk memulakan Laporan Aktiviti Mencurigakan ("SAR") atau laporan lain yang diperlukan kepada agensi penguatkuasa undang-undang atau awal selia yang sewajarnya. Apa-apa hubungan dengan agensi penguatkuasa undang-undang atau kawal selia yang berkaitan dengan Dasar akan dihalakan kepada Jawatankuasa Pematuhan AML.

Jawatankuasa ini akan

• Menerima laporan dalaman (syak wasangka) bagi pengubahan wang haram
• Menyiasat laporan kejadian yang mencurigakan
• Membuat laporan kejadian mencurigakan yang berkaitan dengan pihak berkuasa berkaitan
• Memastikan aturan yang mencukupi dibuat untuk kesedaran dan latihan kakitangan dan penasihat
• Melaporkan sekurang-kurangnya secara tahunan kepada badan yang mengawal syarikat berkenaan operasi serta keberkesanan sistem dan kawalan syarikat.
• Memantau operasi harian dasar anti pengubahan wang haram berkaitan dengan: pembangunan produk baru; pengambilan pelanggan baru; dan perubahan dalam profil perniagaan syarikat.

Dasar

Dasar yang digunakan oleh Octa untuk meneruskan secara aktif usaha pencegahan pengubahan wang haram dan apa-apa aktiviti yang memudahkan pengubahan wang haram atau pembiayaan aktiviti pengganas dan jenayah. Octa komited terhadap pematuhan AML berdasarkan undang-undang yang berkaitan dan menghendaki pegawai, pekerja dan penerbit yang dilantik untuk mematuhi standard ini dalam mencegah penggunaan produk dan perkhidmatannya bagi tujuan pengubahan wang haram.

Bagi tujuan Dasar ini, pengubahan wang haram secara umumnya ditakrifkan sebagai penglibatan dalam tindakan yang dibuat untuk menyembunyikan punca hasil yang diperoleh secara jenayah, supaya hasil yang haram itu kelihatan telah diperoleh daripada punca yang sah atau terdiri daripada aset yang sah.

Apakah Pengubahan Wang Haram?

Pengubahan wang haram ialah proses yang wang diperoleh secara jenayah atau aset lain (harta jenayah) ditukar untuk wang "bersih" atau aset lain yang tidak mempunyai hubungan yang jelas dengan punca jenayah mereka.

Harta jenayah boleh dalam apa-apa bentuk, termasuk wang atau nilai wang, sekuriti, harta ketara dan harta tidak ketara. Ia juga merangkumi wang, walau bagaimanapun harta itu diperoleh, yang digunakan untuk membiayai keganasan.

Aktiviti pengubahan wang haram termasuk:

• Memperoleh, menggunakan atau memiliki harta jenayah
• Mengendalikan hasil jenayah seperti kecurian, penipuan dan pengelakan cukai
• Dengan sengaja terlibat dalam apa-apa cara dengan harta jenayah atau keganasan
• Menyertai aturan untuk memudahkan jenayah pengubahan wang haram atau harta pengganas
• Melaburkan hasil jenayah dalam produk kewangan yang lain
• Melaburkan hasil jenayah melalui pemerolehan harta/aset
• Memindahkan harta jenayah.

Peringkat pengubahan wang haram bukannya hanya satu; kaedah boleh pelbagai daripada pembelian dan penjualan semula item berharga seperti kereta atau barang kemas untuk melepaskan wang melalui jaringan operasi sah yang kompleks. Biasanya titik permulaan ialah wang tunai tetapi penting untuk menyedari sepenuhnya bahawa pengubahan wang haram ditakrifkan dari segi harta jenayah. Harta ini boleh dalam apa-apa bentuk sah yang boleh difikirkan, sama ada wang, hak, hartanah atau apa-apa faedah lain, jika anda tahu atau mengesyaki bahawa ia diperoleh, sama ada secara langsung atau tidak langsung, hasil daripada kegiatan jenayah dan anda tidak bersuara, maka anda juga mengambil bahagian dalam proses itu.

Proses pengubahan wang haram mengikuti tiga peringkat berikut:

1. Peletakan
   Pelupusan hasil awal yang diperoleh daripada aktiviti haram, contohnya ke dalam akaun bank.
2. Perlapisan
   Wang dipindahkan melalui sistem dalam siri urus niaga kewangan untuk menyembunyikan punca wang tunai tersebut bagi tujuan memberikan penampilan bahawa wang itu adalah sah.
3. Integrasi
   Penjenayah bebas untuk menggunakan wang tersebut mengikut pilihan mereka selepas wang itu dikeluarkan daripada sistem tersebut sebagai dana yang "bersih".

Tiada perniagaan sektor kewangan yang imun daripada aktiviti jenayah dan Syarikat perlu mempertimbangkan risiko pengubahan wang haram yang ditimbulkan oleh produk dan perkhidmatan yang mereka tawarkan.

Apakah Pencegahan Pembiayaan Pengganas (Counter Terrorist Financing, CTF)?

Pembiayaan pengganas ialah proses perniagaan dan individu sah yang mungkin memilih untuk menyediakan dana untuk aktiviti atau organisasi pengganas bagi tujuan ideologi, politik atau sebab lain. Oleh itu, syarikat mesti memastikan bahawa: (i) pelanggan mereka bukan organisasi pengganas; dan (ii) mereka tidak menyediakan cara yang boleh digunakan untuk membiayai organisasi pengganas.

Pembiayaan pengganas mungkin tidak melibatkan hasil daripada tindakan jenayah, tetapi percubaan untuk menyembunyikan punca atau tujuan dana yang dimaksudkan, yang kemudiannya akan digunakan bagi tujuan jenayah.

Pendekatan Berasaskan Risiko

Tahap usaha wajar yang diperlukan apabila mempertimbangkan prosedur pengubahan wang haram dalam syarikat haruslah mengambil pendekatan berasaskan risiko. Ini bermakna jumlah sumber yang dibelanjakan berhubung dengan usaha wajar dalam mana-mana satu hubungan yang tertakluk pada risiko haruslah berkadaran dengan magnitud risiko yang ditimbulkan oleh hubungan tersebut.

Hal ini boleh dibahagikan kepada beberapa bidang berikut:

Risiko Pelanggan

Profil pelanggan yang berbeza mempunyai tahap risiko yang berbeza berkaitan dengan mereka. Semakan Kenali Pelanggan anda (KYC) asas boleh mengenal pasti risiko yang ditimbulkan oleh pelanggan. Sebagai contoh, individu yang hampir bersara membuat sumbangan tetap yang kecil ke dalam akaun simpanan selaras dengan butiran kewangan mereka, adalah kurang berisiko berbanding individu pertengahan umur yang membuat bayaran ad-hoc dengan saiz yang sentiasa berubah ke dalam akaun simpanan yang tidak sepadan dengan profil data kewangan sedia ada pelanggan. Tahap usaha wajar yang dijalankan terhadap individu kedua akan lebih tinggi berbanding individu pertama kerana kemungkinan ancaman pengubahan wang haram dalam kes kedua dianggap lebih besar. Struktur syarikat boleh digunakan sebagai contoh bagi pelanggan yang boleh mendatangkan profil risiko yang lebih tinggi berbanding yang baru dilihat, kerana ini boleh digunakan oleh penjenayah untuk memperkenalkan lapisan dalam urus niaga untuk menyembunyikan sumber dana dan dengan cara itu, pelanggan boleh dikategorikan kepada beberapa tahap risiko yang berbeza.

Risiko Produk

Risiko yang ditimbulkan oleh produk atau perkhidmatan. Risiko produk terhasil daripada kefungsiannya sebagai alat pengubahan wang haram.

Kumpulan Pemandu Pengubahan Wang Haram Bersama telah mengkategorikan produk yang biasanya diuruskan oleh Syarikat kepada tiga tahap risiko - berkurangan, pertengahan dan meningkat. Biasanya, kontrak perlindungan tulen dikategorikan sebagai risiko berkurangan dan pelaburan dalam unit amanah dikategorikan sebagai risiko meningkat. Selain itu, satu faktor yang akan menyumbang terhadap pengelasan kategori risiko ialah proses jualan yang berkaitan dengan produk tersebut. Jika urus niaga dalam produk berlaku berdasarkan nasihat sebagai hasil daripada KYC, ini akan membawa kurang risiko berbanding urus niaga pelaksanaan sahaja, yang mana anda kurang tahu mengenai pelanggan.

Risiko Negara

Lokasi geografi pelanggan atau asal aktiviti perniagaan mempunyai risiko yang berkaitan, ini disebabkan oleh kenyataan bahawa negara di seluruh dunia mempunyai tahap risiko yang berbeza berkaitan dengan negara itu.

Syarikat akan menentukan sejauh mana langkah usaha wajar mereka yang diperlukan pada peringkat awal dan secara berterusan menggunakan empat bidang risiko di atas.

Program pengenalan pelanggan

Octa telah mengguna pakai Program Pengenalan Pelanggan (Customer Identification Pelanggan, CIP). Octa akan memberikan notis bahawa mereka akan mendapatkan maklumat pengenalan; mengumpulkan maklumat pengenalan pelanggan yang minimum daripada setiap pelanggan, merekodkan maklumat tersebut serta kaedah dan keputusan pengesahan.

Notis kepada pelanggan

Octa akan memberikan notis kepada pelanggan, meminta maklumat daripada mereka untuk mengesahkan identiti mereka, seperti yang dikehendaki oleh undang-undang berkaitan.

Kenali pelanggan anda

Apabila hubungan perniagaan terbentuk, untuk mewujudkan aktiviti yang normal kemudiannya dalam hubungan itu, syarikat perlu memastikan sifat perniagaan yang pelanggan jangkakan akan dijalankan.

Selepas hubungan perniagaan berterusan diwujudkan, sebarang perniagaan biasa yang dijalankan untuk pelanggan itu boleh dinilai berbanding corak aktiviti yang dijangkakan daripada pelanggan. Sebarang aktiviti yang tidak dapat dijelaskan boleh diperiksa untuk menentukan sama ada terdapat syak wasangka berkenaan pengubahan wang haram atau pembiayaan pengganas.

Maklumat berkaitan dengan pendapatan, pekerjaan, sumber kekayaan, tabiat dagangan dan tujuan ekonomi pelanggan bagi mana-mana urus niaga biasanya dikumpulkan sebagai sebahagian daripada peruntukan nasihat. Pada permulaan hubungan, maklumat peribadi diperoleh, seperti, kewarganegaraan, tarikh lahir dan alamat kediaman. Maklumat ini juga perlu dipertimbangkan berhubung dengan risiko jenayah kewangan (termasuk AML dan CTF). Untuk urus niaga berisiko tinggi, mungkin wajar untuk mendapatkan pengesahan maklumat yang diberikan oleh pelanggan.

Sumber Dana

Apabila urus niaga dijalankan, sumber dana, iaitu cara bayaran dibuat, dari mana dan oleh siapa, mesti sentiasa dipastikan dan direkodkan dalam fail pelanggan (hal ini biasanya dicapai melalui penyimpanan salinan cek atau mandat debit terus).

Pengenalan

Keperluan pengenalan standard untuk pelanggan yang merupakan individu persendirian secara umumnya dikawal mengikut keadaan berkaitan dengan pelanggan dan jenis produk yang diurus niaga, iaitu tahap risiko yang berkaitan dengan produk sama ada produk risiko berkurangan, risiko pertengahan atau risiko meningkat. Dengan mempertimbangkan perkara tersebut untuk produk risiko berkurangan dan risiko pertengahan, maklumat berikut diperlukan sebagai standard proses pengenalan:

• Nama Penuh
• Alamat Kediaman

Pengesahan

Pengesahan maklumat yang diperoleh mesti berasaskan sumber yang dipercayai dan bebas – yang mungkin dalam bentuk dokumen yang dikeluarkan oleh pelanggan atau secara elektronik oleh syarikat atau gabungan kedua-duanya. Jika perniagaan dijalankan secara bersemuka, syarikat perlu melihat sebarang dokumen asal yang terlibat dalam pengesahan.

Jika bukti dokumen bagi identiti individu adalah untuk memberikan tahap kerahsiaan yang tinggi, biasanya dokumen itu dikeluarkan oleh jabatan atau agensi kerajaan, atau oleh mahkamah, kerana terdapat kemungkinan yang tinggi bahawa pihak berkuasa akan menyemak kewujudan dan ciri individu yang dipertimbangkan. Dalam keadaan bukti dokumen identiti tidak dapat disediakan oleh individu, bukti identiti lain boleh diberikan untuk meyakinkan syarikat tentang identiti pelanggan, walaupun syarikat perlu mempertimbangkan perkara ini berbanding risiko yang terlibat.

Jika identiti perlu disahkan daripada dokumen, hal ini perlu berdasarkan pada:

Mana-mana dokumen yang dikeluarkan oleh kerajaan yang mengandungi:

• Nama penuh pelanggan dan
• Alamat kediaman mereka

Dokumen Identiti Bergambar yang Dikeluarkan Kerajaan

• Pasport yang sah
• Kad pengenalan negara

Ataupun, ini boleh dilakukan melalui dokumen tidak bergambar yang dikeluarkan kerajaan yang mengandungi nama penuh pelanggan, disokong dengan dokumen kedua, yang mengandungi:

• Nama penuh pelanggan dan
• Alamat kediaman mereka

Octa tidak mengehadkan masa untuk Pelanggan menyerahkan dokumen pengesahan mereka, tetapi Pelanggan perlu menyerahkan dokumen tersebut untuk mengeluarkan dana mereka.

Octa akan menyemak dokumen yang diserahkan dalam masa 24 jam dari tarikh menerima dokumen.

Pemantauan dan pelaporan

Pemantauan berasaskan urus niaga akan berlaku dalam unit perniagaan Octa yang sewajarnya. Pemantauan urus niaga tertentu akan termasuk tetapi tidak terhad kepada urus niaga beragregat $5,000 atau lebih dan urus niaga yang Octa mempunyai alasan untuk mengesyaki terdapat aktiviti yang mencurigakan. Semua laporan akan didokumenkan.

Aktiviti mencurigakan

Terdapat tanda-tanda aktiviti mencurigakan yang menunjukkan pengubahan wang haram. Hal ini biasanya dirujuk sebagai "bendera merah". Jika bendera merah dikesan, usaha wajar tambahan akan dilaksanakan sebelum meneruskan urus niaga. Jika penerangan yang munasabah tidak dapat dipastikan, aktiviti yang mencurigakan ini akan dilaporkan kepada Jawatankuasa Pematuhan AML.

Contoh bendera merah ialah:

• Pelanggan menunjukkan kebimbangan yang luar biasa berkenaan pematuhan syarikat terhadap keperluan pelaporan kerajaan dan dasar AML syarikat, terutamanya berkaitan dengan identiti mereka, jenis perniagaan dan aset, atau enggan atau tidak mahu mendedahkan sebarang maklumat berkaitan dengan aktiviti perniagaan atau memberikan dokumen pengenalan atau perniagaan yang luar biasa atau disyaki.
• Pelanggan mahu terlibat dalam urus niaga yang kurang jelas perniagaannya atau strategi perniagaan yang kurang jelas atau tidak konsisten dengan strategi perniagaan yang dinyatakan oleh pelanggan.
• Maklumat yang diberikan oleh pelanggan yang mengenal pasti sumber sah dana adalah palsu, mengelirukan atau dengan ketara tidak betul.
• Apabila diminta, pelanggan enggan mengenal pasti atau gagal menyatakan mana-mana sumber yang sah untuk dana dan aset mereka yang lain.
• Pelanggan (atau orang yang secara terbuka terlibat dengan pelanggan) mempunyai latar belakang yang boleh dipersoalkan atau tertakluk pada laporan berita yang menyatakan terdapat kemungkinan pelanggaran jenayah, sivil atau peraturan.
• Pelanggan menunjukkan mereka tidak bimbang tentang risiko, komisen atau kos urus niaga yang lain.
• Pelanggan kelihatan bertindak sebagai ejen untuk pihak utama yang tidak didedahkan, tetapi menolak atau enggan, tanpa sebab perdagangan yang sah, untuk memberikan maklumat atau sebaliknya mengelak berkaitan dengan orang atau entiti tersebut.
• Pelanggan mengalami kesukaran untuk menerangkan sifat perniagaan mereka atau kurang pengetahuan umum tentang industri mereka.
• Pelanggan cuba membuat deposit mata wang yang kerap atau banyak, berkeras untuk berurus niaga hanya dengan wang tunai yang setara, atau meminta pengecualian daripada dasar syarikat berkaitan dengan deposit wang tunai dan setara dengan wang tunai.
• Tanpa sebab yang jelas, pelanggan mempunyai berbilang akaun di bawah satu nama atau beberapa nama, dengan pemindahan yang besar antara akaun atau pemindahan pihak ketiga.
• Akaun pelanggan mempunyai aktiviti lanjutan yang tidak dapat dijelaskan atau tiba-tiba, terutamanya dalam akaun yang sebelum itu tiada aktiviti atau sedikit aktivitinya.
• Akaun pelanggan mempunyai jumlah pindahan kawat yang besar kepada pihak ketiga yang tidak berkaitan, tidak konsisten dengan tujuan perniagaan pelanggan yang sah.
• Akaun pelanggan mempunyai pindahan kawat yang tiada tujuan perniagaan yang jelas ke atau dari negara yang dikenal pasti terdapat risiko pengubahan haram atau perlindungan rahsia bank.
• Akaun pelanggan menunjukkan pindahan kawat yang besar atau kerap, dengan segera dikeluarkan melalui cek atau kad debit, tanpa sebarang tujuan perniagaan yang jelas.
• Pelanggan membuat deposit dana disusuli dengan permintaan yang segera untuk wang itu dikawat keluar atau dipindahkan kepada pihak ketiga, atau ke syarikat lain, tanpa sebarang tujuan perniagaan yang jelas.
• Pelanggan membuat deposit dana bagi tujuan pembelian pelaburan jangka panjang disusuli tidak lama kemudian dengan permintaan untuk mencairkan kedudukan dan memindah keluar hasil daripada akaun.
• Pelanggan meminta urus niaga diproses dengan cara yang mengelakkan keperluan dokumentasi biasa syarikat.

Kenali pelanggan anda – asas untuk mengenal pasti syak wasangka

Urus niaga yang mencurigakan kerap kali ialah urus niaga yang tidak konsisten dengan perniagaan sah atau aktiviti perseorangan yang diketahui bagi pelanggan, atau perniagaan biasa bagi jenis pelanggan tersebut. Oleh itu, perkara pertama yang penting untuk mengenal pasti adalah mengetahui tentang perniagaan pelanggan dengan secukupnya bagi mengenal pasti bahawa sesebuah urus niaga atau suatu siri urus niaga adalah luar biasa.

Soalan-soalan yang anda mesti pertimbangkan apabila menentukan sama ada urus niaga pelanggan sedia ada mungkin mencurigakan adalah:

• Adakah saiz urus niaga konsisten dengan aktiviti biasa pelanggan itu?
• Adakah urus niaga itu rasional dari segi aktiviti perniagaan atau persendirian pelanggan itu?
• Adakah corak urus niaga yang dijalankan oleh pelanggan berubah?

Senario yang mencurigakan

Isu-isu yang akan menimbulkan syak wasangka akan termasuk:

• Pelanggan yang enggan memberikan bukti identiti;
• Pelanggan yang meletakkan kebergantungan tidak wajar kepada pencadang (mereka mungkin bersembunyi di sebalik pencadang untuk mengelakkan memberi anda gambaran sebenar identiti atau perniagaan mereka);
• Meminta perniagaan yang berkaitan dengan wang tunai, misalnya soalan tentang sama ada pelaburan boleh dibuat secara tunai, cadangan bahawa dana boleh disediakan secara tunai untuk pelaburan;
• Sumber dana untuk pelaburan tidak jelas;
• Magnitud dana yang tersedia kelihatan tidak konsisten dengan keadaan pelanggan yang lain (iaitu sumber kekayaan tidak jelas). Contohnya, pelajar atau orang muda yang mempunyai jumlah yang besar untuk dilaburkan;
• Urus niaga tidak kelihatan rasional dari segi aktiviti perniagaan atau persendirian pelanggan. Perhatian khusus perlu diberikan dalam keadaan ini jika pelanggan mengubah kaedah mereka berurus niaga dengan anda tanpa penerangan yang jelas;
• Corak urus niaga berubah;
• Pelanggan yang menjalankan urus niaga bersifat antarabangsa, tidak kelihatan mempunyai sebab yang baik untuk menjalankan perniagaan dengan negara yang terlibat (contoh, mengapa mereka mempunyai wang di negara tertentu yang dana dihantar atau diterima dari negara itu? Adakah keadaan mereka menunjukkan bahawa adalah munasabah untuk mereka mempunyai dana di negara tersebut?);
• Pelanggan yang tidak mahu memberikan maklumat peribadi atau kewangan yang biasa, tanpa sebab yang jelas dan rasional. (Perhatian perlu diberikan untuk tidak mengaitkan semua hubungan jarak jauh sebagai syak wasangka, kerana kebanyakannya atas sebab yang benar. Syak wasangka biasanya berdasarkan tindakan terkumpul berbanding satu isu tunggal)

Pengubah wang haram mungkin memberikan alasan yang meyakinkan tentang sebab urus niaga mereka. Perkara tersebut perlu dipersoalkan untuk menentukan sama ada sesebuah urus niaga adalah mencurigakan.

Melaporkan Syak Wasangka

Apabila, atas apa-apa jua sebab, kami mengesyaki bahawa pelanggan atau sesiapa yang mereka bertindak bagi pihak, mungkin menjalankan (atau cuba menjalankan) urus niaga yang melibatkan hasil sebarang jenayah, tindakan itu mesti dilaporkan sebaik sahaja dapat dilaksanakan dan secara bertulis.

Laporan dalaman mesti dibuat tanpa mengira sama ada mana-mana perniagaan atau perniagaan yang akan dilakukan, sebenarnya ditulis.

Siasatan

Selepas pemberitahuan diberikan kepada Jawatankuasa Pematuhan AML, satu siasatan akan dimulakan untuk menentukan sama ada laporan perlu dibuat kepada agensi penguatkuasa undang-undang atau kawal selia. Siasatan akan termasuk, tetapi tidak semestinya terhad kepada, semakan semula semua maklumat yang tersedia, seperti sejarah bayaran, tarikh lahir dan alamat. Jika hasil siasatan mewajarkan laporan tersebut, cadangan akan dibuat kepada Jawatankuasa Pematuhan AML untuk memfailkan SAR dengan agensi penguatkuasa undang-undang atau kawal selia yang berkaitan. Jawatankuasa Pematuhan AML bertanggungjawab untuk apa-apa notis atau pemfailan dengan agensi penguatkuasa undang-undang atau kawal selia.

Hasil siasatan tidak akan didedahkan atau dibincangkan dengan sesiapa selain mereka yang mempunyai keperluan yang sah untuk mengetahuinya. Dalam apa-apa jua keadaan, pegawai, pekerja atau ejen yang dilantik tidak boleh mendedahkan atau membincangkan apa-apa kebimbangan AML, siasatan, notis atau pemfailan SAR dengan seorang atau beberapa orang yang tertakluk pada perkara tersebut, atau mana-mana orang yang lain, termasuk ahli keluarga pegawai, pekerja atau ejen yang dilantik.

Membekukan Akaun

Apabila kami mendapat tahu bahawa dana dalam sesebuah akaun terhasil daripada aktiviti jenayah atau diperoleh daripada arahan penipuan, akaun tersebut mesti dibekukan. Jika kami percaya bahawa pemegang akaun mungkin terlibat dalam aktiviti penipuan yang dilaporkan, maka akaun tersebut mungkin perlu dibekukan.